Fakturácia nájomného za viac firiem naraz
Krátka odpoveď
Portfólio vedené cez viac spoločností potrebuje dve veci naraz, ktoré si odporujú: každá firma musí fakturovať sama za seba — vlastné IČO, účet, číselný rad, hlavička — a majiteľ musí vidieť všetky naraz.
Jedna skupina, v nej firmy. Prihlásenie raz. Doklad vystavuje firma, nikdy nie skupina.
Prečo portfólio končí v šiestich firmách
Zriedka to je niečí nápad. Vzniká to postupne: jedna budova sa kupovala s iným spoluvlastníkom, druhá cez úver, ktorý si vyžiadal samostatný subjekt, tretia zostala v pôvodnej firme z deväťdesiatych rokov. Zlúčiť to spätne býva drahšie než to spravovať.
Softvér s tým teda musí počítať ako s normálnym stavom — nie ako s výnimkou, ktorá sa rieši druhou licenciou a druhou databázou.
Čo musí byť vlastné každej firme
| Čo | Prečo |
|---|---|
| Číselný rad faktúr | Rad patrí subjektu, ktorý doklad vystavuje. Dva rady, ktoré si navzájom vyberajú čísla, sú účtovná chyba |
| IČO, IČ DPH, sídlo, hlavička | Na doklade musí byť ten, kto dodáva službu — nie materská firma a nie skupina |
| Bankový účet | Platba príde na účet firmy. IBAN z výpisu zároveň určuje, ktorej firme platba patrí |
| Adresa pre poštu nájomcom | Faktúra aj upomienka chodia z adresy firmy, s ktorou má nájomca zmluvu |
| Registrácia v sieti Peppol | Povinnosť od roku 2027 je na každej právnickej osobe zvlášť |
Čo musí byť spoločné
- Jedno prihlásenie. Šesť hesiel do šiestich inštalácií je spôsob, ako zaručiť, že sa do piatich z nich nikto nepozrie.
- Saldokonto naprieč firmami. Otázka „koľko nám dlhujú spolu" má mať odpoveď na jeden pohľad, nie po týždni skladania.
- Obsadenosť areálu. Areál býva rozdelený medzi firmy, ale voľná jednotka je voľná bez ohľadu na to, komu patrí objekt.
- Nájomca ako jedna protistrana. Ten istý nájomca môže mať zmluvy s tromi firmami. Jeho údaje sa vedú raz.
- História. Prevod budovy medzi firmami nesmie prerušiť históriu nájmu ani zmazať staré faktúry.
Prevod budovy medzi firmami
Vo viacfiremnom portfóliu sa to stáva — budova prejde z jednej spoločnosti do druhej kvôli úveru, predaju podielu alebo zlúčeniu. Je to okamih, v ktorom sa najľahšie stratí história.
Správne sa to správa tak, že zmluva prejde na novú prenajímajúcu firmu k dátumu — a všetko, čo bolo predtým, zostáva pri pôvodnej. Staré faktúry sa neprečíslujú a nezmenia dodávateľa; nájomca ich má vo svojom účtovníctve tak, ako mu prišli. Nová firma začína novým obdobím a vlastným číselným radom.
Prakticky to znamená, že saldokonto po prevode ukáže pohľadávky na oboch firmách naraz — staré na pôvodnej, nové na novej. To je správne, hoci to na prvý pohľad vyzerá ako chyba.
Roly a prístup
Pri viacerých firmách prestáva stačiť rozdelenie „správca a majiteľ". Účtovníčka býva externá a spravuje časť firiem; správca areálu potrebuje vidieť priestory, nie sumy; majiteľ chce prehľad a nechce zakladať zmluvy.
Preto sa prístup zužuje na úrovni firmy, nie celej skupiny. A preto je oddelenie zákazníkov vynútené databázou, nie dôverou v aplikačný kód — ale to je iná vrstva a týka sa celého systému.
Kde to tabuľky nezvládnu
- Šesť súborov. Každá zmena štruktúry sa robí šesťkrát a po pol roku si nie sú podobné.
- Súčet za skupinu. Vzniká kopírovaním a je neaktuálny v okamihu, keď sa dokončí.
- Nájomca v troch súboroch. Zmena adresy sa spraví v jednom a v dvoch zostane stará.
- Číselné rady. Pri ručnom číslovaní je duplicitné číslo otázkou času.
Časté otázky
Prihlasujeme sa do každej firmy zvlášť?
Nie. Firmy sú v jednej skupine, prihlásite sa raz a vidíte ich všetky naraz. Doklad ale vystavuje vždy konkrétna firma so svojím IČO, bankovým účtom a vlastným číselným radom — skupina v styku s nájomcom ani s finančnou správou nevystupuje.
Môže mať účtovníčka prístup len k svojim firmám?
Áno, prístup sa dá zúžiť na vybrané firmy. Je to bežný prípad pri portfóliu, kde časť firiem spravuje externá účtovníčka a časť interná — a je to zároveň dôvod, prečo sa role riešia na úrovni firmy, nie celej skupiny.
Z akej adresy chodí nájomcovi pošta?
Z adresy tej firmy, s ktorou má zmluvu — nie zo systémovej adresy dodávateľa softvéru. Faktúra aj upomienka musia prísť od prenajímateľa, inak nájomca nevie, o koho ide, a v horšom prípade to považuje za podvod.
Vidíme saldokonto za celú skupinu naraz?
Áno, a zároveň po jednotlivých firmách. Pohľadávka patrí firme, ktorá doklad vystavila, ale otázka „koľko nám dlhujú spolu" má mať odpoveď na jeden pohľad. Práve túto otázku šesť samostatných tabuliek nezodpovie.
Čo to znamená pre e-Faktúru od roku 2027?
Povinnosť je na každej právnickej osobe zvlášť. Každá fakturujúca firma potrebuje vlastnú registráciu v sieti Peppol a vlastné číselné rady. Registrácia šiestich IČO nie je práca na týždeň — to je dôvod, prečo sa s tým treba zaoberať v roku 2026.
Cez koľko firiem fakturujete?
Ukážku robíme na vašom portfóliu so všetkými firmami naraz, nie na demo dátach. Stačí hodina.
Stránka bola naposledy overená .