Fakturácia nájomného: dávka, alikvoty, číselné rady
Krátka odpoveď
Mesačná fakturácia nájomného nie je vystavovanie faktúr jednu po druhej. Je to dávka: systém zoberie zmluvy platné k danému dňu, vypočíta predpisy, pripraví doklady, ukáže ich aj s rozdielmi oproti minulému mesiacu — a čaká na potvrdenie človekom.
Predpis a faktúra nie sú to isté. Nárok vzniká k prvému dňu obdobia podľa zmluvy, aj keď doklad ešte nikto nevystavil.
Ako beží mesačná dávka
- Zmluvy platné k danému dňu. Nie dnešné — platné k prvému dňu fakturovaného obdobia. Podmienky zmluvy platné v čase sú na to podmienka.
- Predpisy. Z podmienok a výmery vznikne nárok: nájomné, zálohy na energie, služby, parkovanie.
- Alikvoty. Nástup alebo odchod uprostred mesiaca sa prepočíta podľa dní.
- Valorizácia. Ak na obdobie pripadá zvýšenie a lehota na oznámenie bola dodržaná, zapracuje sa.
- Návrh dokladov. Zoskupené po fakturujúcich firmách, s číslami z ich vlastných radov a s prehľadom rozdielov oproti minulému mesiacu.
- Potvrdenie človekom. Až potom sa doklady očíslujú, uzavrú a odošlú.
Na portfóliu so 120 zmluvami je to práca na minúty namiesto dvoch dní. Dôležitejšie než čas je ale to, že sa dávka správa rovnako každý mesiac: nezabudne na valorizáciu a nepreskočí nájomcu, ktorý nastúpil pätnásteho.
Alikvotné obdobia
Nájomca nastúpi 15. 3., mesačné nájomné je 2 400 €. Alikvot za marec je 17 dní z 31, teda 1 316,13 € — nie polovica a nie „zaokrúhlime to na 1 300".
- Počíta sa v centoch, celými číslami. Desatinné číslo v peniazoch je zdroj halierových rozdielov, ktoré sa potom hľadajú v saldokonte.
- Zaokrúhľuje sa až na výstupe a spôsob je zapísaný, nie odhadnutý. Kto prepočíta doklad ručne, musí dostať to isté číslo.
- Odchod uprostred mesiaca sa počíta rovnako, len z druhej strany — a dátum ukončenia je výlučný, takže deň odovzdania priestoru sa už nefakturuje.
Číselné rady patria firme, nie skupine
Pri portfóliu vedenom cez viac spoločností vystavuje doklad vždy konkrétna firma — so svojím IČO, bankovým účtom, hlavičkou a vlastným číselným radom. Skupina faktúru nevystavuje.
Znie to samozrejme, ale je to práve to, na čom sa lámu tabuľky a jednofiremné programy: šesť firiem znamená šesť kópií toho istého súboru a otázka „koľko nám dlhujú spolu" prestane mať rýchlu odpoveď. Podrobnejšie v texte o softvéri na správu prenájmu komerčných nehnuteľností.
Čo musí byť vidieť pred potvrdením
Návrh dávky, ktorý ukáže len zoznam súm, je na kontrolu bezcenný. Užitočné je to, čo sa zmenilo:
- doklady, ktoré sú iné než minulý mesiac, a prečo — valorizácia, dodatok, alikvot;
- zmluvy, ktoré sa do dávky nedostali, a dôvod. Chýbajúca faktúra je horšia než zlá, lebo si ju nikto nevšimne;
- nájomcov, ktorým chýba údaj potrebný na doklad — najmä IČ DPH, ktoré pri e-Faktúre zastaví doklad pri validácii.
Čo fakturácia nájomného nerobí
- Nevedie účtovníctvo. Doklady vystaví, očísluje a odovzdá; hlavnú knihu vedie účtovný softvér.
- Neodosiela sama. Podpis a odoslanie ostávajú na človeku.
- Nerozpočítava energie podľa meraní. Zálohy vie predpísať, ale samotné rozpočítanie je iná úloha.
Časté otázky
Aký je rozdiel medzi predpisom a faktúrou?
Predpis je nárok — vzniká k prvému dňu obdobia podľa zmluvy bez ohľadu na to, či doklad niekto vystavil. Faktúra je doklad o tom nároku. Keď sa to zlúči do jednej veci, nevystavená faktúra znamená, že nárok akoby neexistoval, a v saldokonte chýba. Preto sú to v systéme dve veci.
Ako sa počíta nájomné za časť mesiaca?
Alikvotná časť sa počíta z počtu dní obdobia voči počtu dní mesiaca, nie paušálom za polmesiac. Suma je celé číslo v centoch, zaokrúhľuje sa až na výstupe a spôsob zaokrúhlenia je zapísaný. Bez toho vychádzajú pri kontrole iné haliere, než sú na doklade.
Musí mať každá firma vlastný číselný rad faktúr?
Áno. Číselný rad patrí firme, ktorá doklad vystavuje, nie skupine. Šesť fakturujúcich firiem znamená šesť radov, ktoré na seba nesmú narážať. Pri e-Faktúre je to navyše podmienka — doklad vystupuje v sieti pod IČO konkrétnej firmy.
Odošle systém faktúry sám?
Nie. Dávka pripraví návrh, ukáže ho aj s rozdielmi oproti minulému mesiacu a čaká na potvrdenie človekom. Až potom sa doklady očíslujú a odošlú. Automatické odoslanie bez pohľadu človeka je pri sedemdesiatich dokladoch mesačne zbytočné riziko.
Čo sa stane, keď sa v dávke nájde chyba až po odoslaní?
Oprava je nový doklad, ktorý sa odvoláva na pôvodný — dobropis alebo doúčtovanie. Odoslaná faktúra sa neprepisuje: odberateľ ju už má a pri e-Faktúre prešla sieťou. Tichá zmena histórie by znamenala, že sa doklad a jeho kópia u nájomcu rozídu.
Koľko vám dnes zaberie mesačná fakturácia?
Ukážku robíme na vašom portfóliu, nie na demo dátach. Stačí hodina.
Stránka bola naposledy overená .